Wir entwickeln Portale, in denen Ihre Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter selbst erledigen, wofür sie sonst anrufen: Auftragsstatus prüfen, Rechnungen abrufen, Dokumente austauschen, Anträge einreichen – rund um die Uhr.
Über 400+ zufriedene Kunden
Diese Unternehmen vertrauen uns
In vielen B2B-Unternehmen läuft ein großer Teil des Tagesgeschäfts über den Innendienst: „Wo steht meine Lieferung?“ – „Schicken Sie mir die Rechnung vom Vorquartal noch einmal?“ Jede Frage ist in zwei Minuten beantwortet, in Summe binden sie täglich Stunden. Wer ein Kundenportal entwickeln lassen möchte, will die Auskunft dorthin bringen, wo der Fragende selbst hinkommt.
Der zweite Grund liegt in den Systemen. Auftragsdaten stehen in der Warenwirtschaft, Belege in der Buchhaltung, Verträge auf einem Netzlaufwerk, Ansprechpartner im CRM. Von außen kommt niemand an diese Systeme heran, und das ist richtig so. Ein Portal legt sich als geschützter Login-Bereich davor und zeigt jeder Rolle genau den Ausschnitt, der für sie bestimmt ist.
Zu unterscheiden sind drei Zielgruppen, technisch verwandt und inhaltlich sehr verschieden. Ein Kundenportal dreht sich um Aufträge, Rechnungen und Dokumente. Ein Partner- oder Lieferantenportal um Stammdaten, Preise und Verkaufsunterlagen. Wer ein Mitarbeiterportal erstellen lassen will, meint Anträge, Freigaben und interne Informationen. Welche Rollen Sie brauchen, entscheidet über Datenmodell und Aufwand mehr als jede Designfrage.
Typische Anzeichen
Wer ein Kundenportal entwickeln lassen will, braucht dieselben sechs Bausteine wie ein Partner- oder Mitarbeiterportal, nur anders zugeschnitten.
Wir legen je Rolle fest, welche Daten sie sieht und was sie auslösen darf. Mandantenfähigkeit hält die Daten mehrerer Kundenunternehmen sauber getrennt.
Verschlüsselter Zugang, Zwei-Faktor-Authentifizierung für sensible Rollen und auf Wunsch Single Sign-On über Ihr Firmenkonto. Passwörter liegen nur als Hash, Anmeldeversuche werden begrenzt.
Ein Self-Service-Portal für Kunden nimmt Auftragsstatus, Bestellhistorie, Nachbestellung und Stammdatenpflege auf. Anträge und Meldungen laufen als nachvollziehbarer Vorgang durch das Portal, mit Ticketsystem und Statusanzeige.
Eine Ablage mit sauberem Versionsstand statt Mailanhängen: Rechnungen, Lieferscheine, Datenblätter, Verträge. Beide Seiten laden hoch und herunter, jede Datei ist einer Rolle zugeordnet.
Ein Portal ist nur so gut wie seine Daten. Über Schnittstellen holen wir Aufträge, Belege und Stammdaten live aus Ihrem ERP, Ihrem CRM oder der Warenwirtschaft.
Nach dem Start übernehmen wir Hosting, Updates und Überwachung. Neue Rollen, weitere Funktionen oder ein zweites Portal kommen später dazu.
Die folgenden Abläufe kommen im Mittelstand immer wieder vor. Entscheidend ist nicht die Technik, sondern was sich im Arbeitsalltag ändert.
Bisher ruft der Einkäufer eines Stammkunden im Innendienst an: Ist die Teillieferung raus? Ihre Mitarbeiterin öffnet die Warenwirtschaft, sucht, ruft zurück. Im Portal sieht er alle offenen Aufträge mit Liefertermin und Sendungsnummer und lädt den Lieferschein selbst herunter.
Ein Anruf weniger – und die Antwort kommt schneller als am Telefon.
Heute schickt Ihr Lieferant Preisänderungen als Tabelle per Mail, jemand im Einkauf überträgt sie – mit Verzögerung und Zahlendrehern. Im Lieferantenportal trägt er Staffelpreise, Mindestmengen und Verfügbarkeiten selbst ein, Ihr Einkauf gibt jede Änderung frei.
Aktuelle Preisdaten, jede Änderung mit Datum und Urheber belegt.
Preislisten und Verkaufsunterlagen gehen über einen Mailverteiler heraus; wer im Urlaub war, verschickt Wochen später die alte Fassung. Im Partnerbereich liegt jede Unterlage genau einmal, in gültiger Version. Neue Partner bekommen beim Onboarding Zugang und sehen sofort ihre Konditionen.
Alle Partner arbeiten mit demselben Stand, ohne gepflegte Verteilerlisten.
Urlaubsanträge, Reisekostenbelege und Bestellwünsche laufen bislang als Formular über den Schreibtisch der Führungskraft. Im Mitarbeiterportal füllt der Mitarbeiter das Formular aus, fotografiert den Beleg mit dem Handy und schickt beides in den Freigabeprozess.
Kein Beleg geht verloren, jeder Antrag hat einen sichtbaren Bearbeitungsstand.
Fällt beim Kunden eine Maschine aus, geht die Meldung an eine Sammeladresse, und niemand weiß, ob sie ankam. Über das Ticketformular meldet der Kunde die Störung mit Anlagennummer und Foto und verfolgt Bearbeitung und Abschluss im selben Fenster.
Weniger Nachfragen zum Stand und eine saubere Historie je Anlage.
Der Nutzen zeigt sich nach einigen Wochen – wenn die Rückfragen ausbleiben, die vorher selbstverständlich waren.
Standardauskünfte zu Aufträgen, Rechnungen und Dokumenten fallen weg. Ihr Team kommt wieder zu Angeboten, Beratung und den schwierigen Fällen.
Ihre Kunden richten sich nicht nach Ihren Geschäftszeiten. Im Portal bekommen sie die Auskunft auch um 21 Uhr oder am Wochenende.
Wer Adressen, Ansprechpartner oder Preise selbst pflegt, macht es genauer als jemand, der sie abtippt. Das Nacherfassen entfällt.
Jeder Vorgang trägt Zeitpunkt, Person und Status. Bei Rückfragen ist in Sekunden belegt, wer wann freigegeben hat.
Ein Login-Bereich in Ihrem Erscheinungsbild wirkt bei Ausschreibungen anders als ein Sammelpostfach. Für viele Einkaufsabteilungen ist Self-Service ein Auswahlkriterium.
Erst die Kunden, ein Jahr später die Lieferanten, danach das eigene Team: Ein sauberes Rechtekonzept nimmt neue Rollen auf.
Wir arbeiten in überschaubaren Schritten. Nach jeder Phase sehen Sie ein Ergebnis, das Sie beurteilen können.
Wir klären, welche Zielgruppe zuerst ins Portal soll, welche Anfragen heute die meiste Zeit kosten und wo die Daten liegen. Daraus entsteht eine erste Einschätzung zum Umfang.
Unverbindlich
Jede Rolle wird einzeln durchgegangen: Was sieht sie, was darf sie ändern, was löst sie aus. Das Rechtekonzept ist die wichtigste Entscheidung des Projekts.
Woche 1–2
Funktionen, Schnittstellen und Ausbaustufen halten wir schriftlich fest, inklusive Klickpfad durch die wichtigsten Abläufe. Darauf bekommen Sie ein Festpreisangebot statt einer Schätzung.
Woche 2–3
Wir bauen zuerst die Funktionen, die die meisten Anfragen abfangen, und schließen die Schnittstellen zu ERP, CRM oder Warenwirtschaft an. Sie testen laufend mit.
Laufend
Ihre Kunden oder Partner erhalten Zugänge und eine kurze Anleitung per Einladung aus dem Portal. Danach beobachten wir die Nutzung und bauen aus, was gebraucht wird.
Ab Go-live
Wir wählen den Stack danach, was zu Ihren Bestandssystemen passt und sich über Jahre warten lässt. Betrieb und Daten bleiben in Deutschland.
Ausgereifte Grundlagen, die in fünf Jahren noch gepflegt werden.
Bedienbar am Schreibtisch und unterwegs, ohne Installation.
Anmeldung, Sitzungen und Rechteprüfung folgen etablierten Standards.
Datenaustausch über Wege, die Ihre Bestandssysteme ohnehin sprechen.
Je mehr wiederkehrende Anfragen von denselben Kunden und Partnern kommen, desto schneller rechnet sich ein Portal.
Stammkunden bestellen regelmäßig dieselben Artikel. Bestellhistorie, Nachbestellung per Klick, individuelle Preise und Rechnungen nehmen dem Innendienst die Routine ab.
Zu jeder Maschine gehören Wartungspläne, Ersatzteillisten und Prüfunterlagen. Im Portal liegen sie je Anlagennummer bereit, statt vor jedem Einsatz gesucht zu werden.
Auftraggeber wollen wissen, wo eine Sendung steht. Sendungsstatus, Ablieferbeleg und Rechnung im Portal ersparen der Disposition viele Nachfragen.
Bauherren, Architekten und Nachunternehmer brauchen Pläne, Protokolle und Nachträge – jeweils nur zum eigenen Projekt. Genau dafür gibt es Rollen.
Belege, Auswertungen und Verträge gehen heute per Mail hin und her. Ein Mandantenbereich mit Upload und Fristenübersicht ist sicherer.
Mitglieder pflegen ihre Daten selbst, laden Satzung, Rundschreiben und Beitragsrechnungen herunter und melden sich zu Veranstaltungen an.
Eine seriöse Zahl lässt sich erst nennen, wenn klar ist, wie viele Rollen das Portal kennt und wie tief es in Ihre Systeme greift. Ein Kundenbereich, der Auftragsstatus und Rechnungen aus einer vorhandenen Datenbank anzeigt, liegt in einer anderen Größenordnung als eine mandantenfähige Plattform mit drei Schnittstellen. Auch ein Lieferantenportal entwickeln zu lassen kostet anders als ein interner Mitarbeiterbereich, weil außerhalb Ihres Hauses strengere Anforderungen gelten.
Wir arbeiten deshalb zweistufig. Am Anfang steht eine Konzeptphase, in der Rollen, Funktionen und Schnittstellen festgeschrieben werden; ihr Ergebnis gehört Ihnen, auch wenn Sie danach nicht mit uns weiterbauen. Darauf bekommen Sie einen Festpreis für die erste Ausbaustufe statt eines offenen Stundenzettels.
Danach fallen laufende Kosten für Hosting, Updates und Support an, üblicherweise als monatliche Pauschale. Wer klein anfangen möchte, startet mit einer Rolle und den Funktionen, die heute die meisten Anfragen verursachen – meist Auftragsstatus, Rechnungen und Dokumente. Alles Weitere kommt in späteren Ausbaustufen dazu.
Was den Preis bestimmt
Zielt Ihr Vorhaben eher nach innen, in den Vertrieb oder auf ein eigenes Produkt, führen die folgenden Seiten weiter.
Maßgeschneidert, genau wie Ihre Prozesse.
Zur ÜbersichtEin CRM, das Ihrem Vertriebsprozess folgt – statt umgekehrt.
Mehr erfahrenIndividuelle Webanwendungen – im Browser, ohne Installation.
Mehr erfahrenWarenwirtschaft, Aufträge und Lager in einem System.
Mehr erfahrenKleine Tools, die täglich Stunden sparen – statt Excel-Chaos.
Mehr erfahrenDen Preis bestimmen die Zahl der Rollen, der Funktionsumfang und die Anbindung an Ihre Bestandssysteme. Wir nennen ihn erst nach einer kurzen Konzeptphase, dafür als Festpreis. Ein schlanker Kundenbereich liegt deutlich unter einer mandantenfähigen Plattform.
Eine erste nutzbare Ausbaustufe steht meist nach wenigen Wochen, ein Portal mit mehreren Rollen und Schnittstellen braucht länger. Den größten Einfluss hat nicht die Entwicklung, sondern die Abstimmung: wie schnell feststeht, welche Rolle was sehen darf.
Drei Dinge reichen zum Start: ein sicherer Login mit Rollentrennung, eine Übersicht der laufenden Vorgänge – meist Aufträge und Rechnungen – und ein Bereich für Dokumente. Damit fangen Sie die meisten wiederkehrenden Anfragen ab. Nachbestellung, Stammdatenpflege und Ticketsystem sind sinnvolle Erweiterungen, aber kein Grund zu warten.
Ja, in den meisten Projekten ist genau das der Kern: Aufträge, Belege und Stammdaten kommen live aus dem ERP oder der Warenwirtschaft, damit nichts doppelt gepflegt wird. Bietet Ihr System eine Schnittstelle, nutzen wir sie; sonst über einen abgesicherten Datenabgleich in festen Intervallen.
Der Zugang läuft verschlüsselt, Passwörter werden ausschließlich als Hash gespeichert, und für sensible Rollen kommt eine Zwei-Faktor-Authentifizierung dazu. Wo ein Firmenverzeichnis vorhanden ist, binden wir Single Sign-On an. Jeder Zugriff wird protokolliert, der Betrieb läuft auf Servern in Deutschland.
Ein Intranet informiert, ein Mitarbeiterportal lässt arbeiten. Das klassische Intranet ist eine Informationsseite mit Neuigkeiten, Telefonliste und Formularen zum Download. Ein Mitarbeiterportal nimmt Vorgänge entgegen und führt sie zu Ende: Urlaubsantrag stellen, Beleg einreichen, Freigabe erteilen, Schichtplan einsehen.
Ja, das ist in aller Regel die erste Funktion, die eingebaut wird. Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Verträge liegen je Kunde gebündelt und lassen sich einzeln oder gesammelt herunterladen. Über das Rechtekonzept steuern Sie, wer davon was sieht.
Im kostenlosen Strategiegespräch analysieren wir Ihre aktuelle Situation und zeigen konkrete Möglichkeiten für den Einsatz von Marketing-, Software- und KI-Lösungen in Ihrem Unternehmen.
Über 400+ zufriedene Kunden
