Wenn Standard-CRMs an ihre Grenzen stoßen, können Sie Ihr CRM entwickeln lassen: ein System mit genau Ihren Feldern, Ihrer Pipeline und Ihren Regeln – ohne Lizenzkosten pro Nutzer.
Über 400+ zufriedene Kunden
Diese Unternehmen vertrauen uns
Standard-CRMs wie HubSpot, Pipedrive oder Salesforce sind ausgereifte Produkte, und für viele Unternehmen sind sie die richtige Wahl. Wer einen geradlinigen Vertriebsprozess hat und mit den vorgegebenen Feldern zurechtkommt, hat dort in wenigen Tagen ein funktionierendes Leadmanagement. Diese Seite spricht deshalb nicht gegen Standardsoftware. Sie beschreibt den Punkt, an dem der Nutzen kippt, und die Anzeichen, an denen Sie ihn erkennen – denn ab da rechnet sich ein eigenes System oft früher, als es zunächst wirkt.
Dieser Punkt kommt in aller Regel von zwei Seiten gleichzeitig. Fachlich, weil Ihr Vertrieb Dinge tut, die das Produkt nicht vorsieht: mehrstufige Angebote mit Varianten, Aufmaßtermine vor dem Angebot, Provisionsregeln je Gebiet und Produktgruppe. Also entstehen Nebenschauplätze – eine Excel-Liste hier, ein Outlook-Ordner dort. Und kaufmännisch, weil die Rechnung pro Nutzer und Monat läuft: Jeder neue Mitarbeiter und jedes Zusatzmodul erhöht eine Summe, die niemals endet und die Sie nicht steuern.
Dazu kommt die Frage, wem Ihre Kundenhistorie eigentlich gehört. Liegen Kontakte, Angebote und Gesprächsnotizen im System eines Anbieters, ist ein Wechsel teuer und riskant – das ist der eigentliche Vendor Lock-in. Eine Eigenentwicklung kauft Ihnen vor allem Unabhängigkeit von dieser Abhängigkeit. Das ist nicht für jedes Unternehmen der richtige Weg, für Vertriebsorganisationen mit eigenem Prozess und wachsender Nutzerzahl aber meist der wirtschaftlichere.
Typische Anzeichen
Kein Standardprodukt mit Ihrem Logo, sondern die Bausteine, die Ihr Vertrieb tatsächlich täglich benutzt.
Zuerst nehmen wir auf, wie ein Auftrag bei Ihnen wirklich entsteht. Daraus wird das Datenmodell: Ihre Statusstufen, Ihre Pflichtfelder, Ihre Zuständigkeiten. Kein Feld, das niemand füllt, und keines, das fehlt.
Jede Anfrage bekommt Status, Verantwortlichen und einen nächsten Schritt mit Datum. Leads aus Website, Messe oder Telefon laufen an einer Stelle zusammen, und die Vertriebsleitung sieht die Pipeline in Echtzeit.
Firmen, Ansprechpartner, Rollen und die komplette Kundenhistorie an einem Ort: Mails, Angebote, Telefonnotizen, Termine. Eine Dublettenprüfung beim Anlegen verhindert, dass derselbe Kunde dreimal im System landet.
Angebote entstehen direkt aus dem Datensatz, mit Ihren Positionen, Preisstaffeln und Textbausteinen. Aus dem angenommenen Angebot wird per Klick der Auftrag, ohne dass jemand Kundendaten ein zweites Mal abtippt.
Bestandsdaten aus Excel, Outlook oder dem alten CRM übernehmen wir bereinigt. Dazu Anbindungen an E-Mail und Kalender sowie an Ihre Buchhaltung oder Ihr Warenwirtschaftssystem, damit Daten nur einmal gepflegt werden.
Gewichteter Forecast, Abschlussquoten je Mitarbeiter, Durchlaufzeiten und Umsatz nach Gebiet oder Produktgruppe. Die Kennzahlen, die Sie heute mühsam zusammensuchen, stehen auf Knopfdruck bereit.
Fünf Situationen, die in fast jedem Vertriebsteam vorkommen – und wie sie in einem passgenauen System ablaufen.
Heute führt der Innendienst eine Angebotsliste in Excel, die Vertriebsleitung fragt freitags den Stand ab, und drei Angebote fehlen darin. Im CRM hängt jedes Angebot am Kunden, hat einen Status und ein Datum für die nächste Aktion. Der Vertriebsleiter öffnet die Pipeline und sieht das Volumen aller offenen Angebote, sortiert nach Wahrscheinlichkeit und Fälligkeit.
Der Stand ist jederzeit abrufbar statt einmal pro Woche zusammengetragen.
Nach dem Kundentermin öffnet die Außendienstmitarbeiterin das CRM auf dem Smartphone, wählt den Kunden und erfasst den Besuchsbericht: Gesprächsergebnis, Bedarf, Wiedervorlage in vier Wochen. Der Innendienst sieht die Notiz am selben Nachmittag und bereitet das Angebot vor. Die Abendstunde, in der Zettel abgetippt werden, entfällt.
Informationen aus dem Außendienst landen am selben Tag im System.
Ein Angebot steht seit drei Wochen auf „verschickt“, niemand hat nachgefasst. Das CRM erkennt das anhand Ihrer eigenen Fristen und legt dem zuständigen Mitarbeiter eine Wiedervorlage auf die Startseite. Bleibt sie liegen, sieht die Vertriebsleitung den Vorgang in einer Übersicht überfälliger Aufgaben – nicht als Kontrolle, sondern damit kein Auftrag still verloren geht.
Kein Angebot verschwindet mehr unbemerkt zwischen zwei Kalenderwochen.
Ein Bestandskunde ruft an, der zuständige Betreuer ist im Urlaub. Die Kollegin am Telefon öffnet den Kunden und hat alles vor sich: letzte Bestellung, offenes Angebot, die Reklamation vom Frühjahr, den Gesprächsvermerk des Kollegen. Sie muss nicht vertrösten und nicht zurückrufen lassen, sondern beantwortet das Anliegen sofort.
Der Kunde spricht mit Ihrem Unternehmen, nicht mit einem Einzelgedächtnis.
Der Auftrag ist gewonnen. Statt einer Weiterleitung mit Anhängen wechselt der Datensatz im CRM den Status, und die Projektabwicklung übernimmt einen vollständigen Vorgang: Angebotsstand, Sondervereinbarungen, Ansprechpartner mit Rollen, alle Mails der Verhandlung. Rückfragen an den Vertrieb, was genau zugesagt wurde, werden zur Ausnahme.
Der Wissensverlust zwischen Vertrieb und Umsetzung fällt weg.
Sie investieren einmal in die Entwicklung statt monatlich je Kopf. Ob zehn oder vierzig Mitarbeiter Zugriff bekommen, ändert an den laufenden Kosten nichts Wesentliches.
Die Software bildet ab, wie Sie verkaufen – nicht umgekehrt. Genau die Felder, Stufen und Regeln, die Ihr Geschäft braucht, und keine Funktionsfülle zum Durchklicken.
Datenbank, Quellcode und Betrieb liegen bei Ihnen. Es gibt keine Preiserhöhung, die Sie hinnehmen müssen, und keine abgekündigte Funktion, auf die Ihr Vertrieb angewiesen ist.
Ein Rechte- und Rollenkonzept nach Ihrer Organisation: Der Außendienst sieht sein Gebiet, die Vertriebsleitung alle Zahlen, die Buchhaltung nur abrechnungsrelevante Daten.
Neue Produktsparte, zweites Gebiet, geänderter Angebotsprozess: Erweiterungen sind eine Entwicklungsaufgabe, keine Vertragsverhandlung und kein Wechsel des Tarifpakets.
Wir betreiben Ihr System auf Servern in Deutschland, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung und ohne Datentransfer in Drittländer. Das vereinfacht Ihre DSGVO-Dokumentation spürbar.
Wir bauen in Ausbaustufen. Ihr Vertrieb arbeitet mit funktionierenden Zwischenständen, statt monatelang auf ein Gesamtsystem zu warten.
Wir setzen uns mit Vertriebsleitung, Innendienst und – wichtig – jemandem aus dem Außendienst zusammen und zeichnen den echten Weg vom Lead bis zum Auftrag nach. Auch die Umwege, die heute nötig sind.
Kostenlos und unverbindlich
Sie erhalten ein Konzept mit Datenmodell, Rollen, Oberflächenentwürfen und einem Schnitt in Ausbaustufen. Dazu einen Festpreis je Stufe, damit Sie vor dem ersten Entwicklungstag wissen, worauf Sie sich einlassen.
Vor der Entwicklung
Zuerst entsteht der Kern: Kontaktmanagement, Kundenhistorie und Pipeline. Sie sehen regelmäßig Zwischenstände und können gegensteuern, solange Änderungen günstig sind – nicht erst bei der Abnahme.
In Iterationen
Wir übernehmen Ihre Bestandsdaten in einem Testlauf, bereinigen Dubletten und legen Ihnen das Ergebnis zur Freigabe vor. Anschließend arbeitet ein kleines Team im Echtbetrieb mit, bevor alle umsteigen.
Vor dem Go-live
Die Einführung begleiten wir mit einer kurzen Schulung je Rolle. Danach folgen die weiteren Stufen: Schnittstellen, Forecast, Außendienstfunktionen. Auf Wunsch übernehmen wir Betrieb und Weiterentwicklung dauerhaft.
Nach dem Start
Wir setzen auf bewährte, weit verbreitete Technik statt auf exotische Frameworks. Ein CRM begleitet Sie zehn Jahre und länger – es muss auch dann noch wartbar sein, wenn ein anderer Entwickler daraufschaut.
Serverseitige Anwendung mit sauber modellierter Datenbank – die Grundlage für belastbare Auswertungen.
Bedienung im Browser, ausgelegt auf Tastaturarbeit im Innendienst und auf Touch unterwegs.
Anbindung bestehender Systeme, damit Kundendaten nur an einer Stelle gepflegt werden.
Hosting in Deutschland, verschlüsselte Verbindungen, regelmäßige Sicherungen, protokollierte Zugriffe.
Je eigenwilliger der Vertriebsprozess und je länger der Weg vom Erstkontakt zum Auftrag, desto größer der Abstand zwischen Standardprodukt und Ihrem Bedarf.
Angebotszyklen über Monate, technische Klärungen und Varianten. Ein Standard-CRM kennt weder Ihre Konfigurationslogik noch die vielen Zwischenstände bis zur Auftragsreife.
Zwischen Anfrage und Angebot liegen Ortstermin und Aufmaß. Das CRM muss Termine, Fotos und Massen erfassen und daraus das Angebot erzeugen, statt nur Kontakte zu verwalten.
Der Verkauf endet nicht mit der Unterschrift. Gebraucht wird ein sauberer Übergang von der Pipeline in die Projektabwicklung, mit allen Zusagen aus dem Verkaufsgespräch.
Gebietsstrukturen, Besuchsfrequenzen, Sortimente je Kunde und Provisionsregeln – genau die Logik, die Standardprodukte allenfalls über teure Zusatzmodule abbilden.
Beratungsdokumentation, Fristen und strenge Anforderungen an Zugriffsrechte. Hier zählt, dass Datenhaltung und Protokollierung exakt zu Ihren Vorgaben passen.
Interessenten, Kurse, Plätze und Warteliste hängen zusammen. Ein reines Vertriebs-CRM trennt das künstlich, ein eigenes System bildet Anmeldung und Auslastung gemeinsam ab.
Eine Preisliste wäre unseriös, weil der Aufwand fast vollständig vom Umfang abhängt. Ein CRM mit Kontaktmanagement, Kundenhistorie und Pipeline ist ein überschaubares Projekt. Kommen Angebotserfassung, mobiler Außendienst, gewichteter Forecast und drei Schnittstellen dazu, ist es ein anderes. Deshalb steht am Anfang eine Konzeptphase. Danach nennen wir einen Festpreis je Ausbaustufe – Sie entscheiden, welche Stufe Sie wann beauftragen, und können nach jeder Stufe pausieren.
Der interessantere Vergleich ist ohnehin ein anderer: Einmalinvestition gegen Lizenzkosten pro Nutzer. Die Rechnung ist simpel – Nutzerzahl mal Monatspreis mal Betrachtungszeitraum, plus die Zusatzmodule, die im Lauf der Zeit dazukommen. Bei fünf Nutzern spricht viel für die Standardlösung. Bei fünfzehn Nutzern und einem Horizont von fünf Jahren summieren sich Lizenzgebühren zu einem Betrag, der eine Eigenentwicklung übersteigen kann. Wo Ihre Schwelle liegt, rechnen wir im Erstgespräch mit Ihren echten Zahlen durch.
Ehrlich dazugesagt: Kostenlos ist eine Eigenentwicklung im Betrieb nicht. Es bleiben Hosting, Sicherungen, Aktualisierungen und die Weiterentwicklung, wenn sich Ihr Geschäft ändert. Diese Positionen sind aber planbar, an Aufwand gekoppelt und wachsen nicht automatisch mit jedem neuen Mitarbeiter. Wer nur den Anschaffungspreis vergleicht, rechnet falsch – wer die Gesamtkosten über fünf Jahre samt Modulen, Zusatznutzern und Migrationsrisiko betrachtet, kommt zu einem belastbaren Ergebnis.
Was den Preis bestimmt
Ein CRM ist selten die einzige Stelle, an der ein System fehlt. Hier sehen Sie die übrigen Entwicklungsleistungen.
Maßgeschneidert, genau wie Ihre Prozesse.
Zur ÜbersichtKunden-, Partner- und Mitarbeiterportale mit geschütztem Login.
Mehr erfahrenIndividuelle Webanwendungen – im Browser, ohne Installation.
Mehr erfahrenWarenwirtschaft, Aufträge und Lager in einem System.
Mehr erfahrenKleine Tools, die täglich Stunden sparen – statt Excel-Chaos.
Mehr erfahrenDer Preis richtet sich nach dem Funktionsumfang, nicht nach der Nutzerzahl. Ein CRM mit Kontaktmanagement, Kundenhistorie und Pipeline liegt deutlich unter einem System mit Angebotserfassung, Außendienstfunktionen, Forecast und mehreren Schnittstellen. Nach der Konzeptphase nennen wir einen Festpreis je Ausbaustufe. Laufend kommen nur Hosting und optionale Betreuung dazu, keine Lizenz pro Kopf.
Das hängt an Ihrem Prozess. Solange Ihr Vertrieb mit den Standardfeldern und dem vorgegebenen Ablauf gut arbeitet, ist eine Standardlösung günstiger und schneller startklar. Sobald Sie Ihre Abläufe an das Produkt anpassen müssen, laufend Zusatzmodule buchen oder zentrale Daten nebenher in Excel pflegen, rechnet sich eine CRM-Eigenentwicklung statt Salesforce fachlich wie wirtschaftlich.
Ab dem Punkt, an dem Nutzerzahl mal Monatspreis mal Laufzeit die einmalige Entwicklung übersteigt. Bei einer Handvoll Nutzer dauert das sehr lange. Bei fünfzehn oder mehr Nutzern und einem Betrachtungszeitraum von fünf Jahren kann die Summe der Lizenzgebühren eine Eigenentwicklung übersteigen, erst recht mit Zusatzmodulen. Die konkrete Schwelle rechnen wir im Erstgespräch mit Ihren echten Zahlen durch.
Ja. Kontakte, Firmen, Angebote und Notizen lassen sich in aller Regel aus Excel-Listen, Outlook oder einem bestehenden CRM übernehmen – über Exportdateien oder direkt über die Schnittstelle des Altsystems. Vor der Übernahme läuft eine Dublettenprüfung, damit derselbe Kunde nicht mehrfach im System steht. Sie geben das Ergebnis nach einem Testlauf frei, bevor produktiv migriert wird.
Ja, wenn es entsprechend gebaut und betrieben wird. Ein CRM verarbeitet personenbezogene Daten, deshalb gehören Rechte- und Rollenkonzept, protokollierte Zugriffe, Lösch- und Auskunftsfunktionen sowie verschlüsselte Verbindungen von Anfang an ins Konzept. Wir betreiben Ihr System auf Servern in Deutschland und schließen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung – ohne Datentransfer in Drittländer.
Bis zur ersten produktiv nutzbaren Ausbaustufe vergehen typischerweise einige Monate, abhängig von der Zahl der Schnittstellen und davon, wie schnell Entscheidungen auf Ihrer Seite fallen. Wir liefern bewusst in Stufen: Ihr Vertrieb arbeitet bereits mit Kontakten und Pipeline, während Forecast, Außendienstfunktionen oder die Anbindung an die Buchhaltung noch entstehen.
Ja. Das CRM läuft im Browser und ist für Smartphone und Tablet ausgelegt, eine separate Installation entfällt. Der Außendienst sieht unterwegs Kundenhistorie, offene Angebote und den nächsten geplanten Schritt und erfasst den Besuchsbericht direkt beim Kunden. Welche Daten mobil sichtbar sind, steuert das Rollenkonzept: Ein Gebietsleiter sieht mehr als ein einzelner Vertriebsmitarbeiter.
Im kostenlosen Strategiegespräch analysieren wir Ihre aktuelle Situation und zeigen konkrete Möglichkeiten für den Einsatz von Marketing-, Software- und KI-Lösungen in Ihrem Unternehmen.
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